Als automatisatie specialist weet ik hoe belangrijk het is om repetitieve taken weg te nemen en processen efficiënter te maken. Dus deze keer waren mijn eigen workflows aan de beurt! Want hoe kan ik nu anderen aanmoedigen om automatisaties op te zetten als ik zelf alles nog handmatig doe?
Ik begon met de klant-onboarding. Want hoewel ik elke keer blij ben dat er een nieuwe klant “ja” zegt, voelde ik me steeds minder enthousiast bij het vooruitzicht van al die manuele opstarttaken. Het werd tijd om mijn eigen onboarding workflow slimmer te maken.
- Tools: Woocommerce, Make, MailerLite, Toggl Track, Notion, …
- Soort aanbod: Stripuurkaarten
- Van idee tot online: 3 maanden (en still ongoing)
- Link: Werkuurpakketten
Over het klant-onboarding project
Met elke nieuwe klant of verkoop is er een vast lijstje met stappen. Het hele proces was al als afvinkbare to-do’s in een Notion-template gezet, die ik elke keer opnieuw doorliep. Door te werken met die template kon ik elke keer zien of ik nog dingen moest aanpassen en of mijn lijstje eindelijk compleet was. Toen het lijstje eigenlijk niet meer veranderde, wist ik: dit kan ik gaan automatiseren.
Met een aantal doelstellingen in gedachten ben ik aan dit project begonnen:
- Zo veel mogelijk van mijn onboarding-taken automatiseren
- In de nabije toekomst wou ik ook de mogelijkheid hebben om automatisch op te volgen.
- Een nog latere stap zou het automatiseren van de offboarding zijn, waar dus ook al rekening mee gehouden moest worden.
Over de automatisatie
De automatisatie start bij elke online verkoop.
- Nieuwe klanten worden toegevoegd aan al mijn systemen.
Denk aan de timetracker, het projectmanagementsysteem, het mailsysteem, de CRM en de facturatietool. En omdat ik standaard geen telefoon opneem van onbekende nummers, voeg ik ze ook toe aan mijn Google contacten. - Profielen van bestaande klanten worden geüpdatet met de laatste info.
Zo wordt de vervaldatum aangepast en worden de nieuwe hoeveelheid uren toegevoegd aan mijn timetracker.
- Afhankelijk van het gekochte product worden specifieke stappen geautomatiseerd.
Zo krijgt een nieuwe klant van een werkuurpakket altijd een Notion-dashboard, terwijl bestaande klanten of IT-Helpdesk-sessies dat niet nodig hebben. - Klanten ontvangen direct na hun aankoop een persoonlijke welkomstmail met relevante informatie, zoals een link om een kick-off meeting in te plannen of een bevestiging voor bestaande klanten dat we verder aan de slag gaan.
“Elke stap die ik manueel deed, is nu een geautomatiseerd proces geworden. Dat betekent tijdswinst én minder fouten.”
Welke impact heeft het project
De automatisatie heeft een enorme impact voor zowel mezelf als voor mijn klanten.
Voor mezelf
Zelf was ik voor de automatisatie minstens een uur kwijt om een nieuwe klant handmatig toe te voegen aan al mijn verschillende systemen. Nu is alles binnen 10 minuten geregeld en heb ik geen kans om fouten te maken (die ik daarna weer moet rechtzetten). Ik moet alleen nog handmatig een klantprofiel aanmaken in mijn browser en de gezamenlijke Notion-pagina delen met de klant. Daarna is het wachten tot de kick-off meeting. Daardoor maak ik niet alleen minder fouten, maar heb ik nu meer tijd voor mijn echt uitvoerend werk of persoonlijk contact. En door de automatisaties voel ik minder de druk om nieuwe verkopen op te volgen. Want alles wat de klanten moeten krijgen om verder te kunnen, volgen automatisch.
Voor de klant
Voor de klant is de onboarding nu ook een stuk vlotter. Ze ontvangen direct na hun aankoop een welkomsmail met alle nodige informatie om een kick-off in te plannen en zich goed voor te bereiden. Dit zorgt voor een positieve start en biedt hen direct alles wat nodig is om verder te gaan. Maar ook bestaande klanten krijgen toch ook even een bevestiging dat ik graag verder samen met hen aan de slag ga.
“Het onboarden van nieuwe klanten verloopt nu soepel en professioneel, zowel voor mij als voor mijn klanten.”
Meer van deze klant
De opvolging van de verkoop van zowel Werkuurpakketten als IT-Helpdesk sessies verloopt nu super vlot, maar daarna volgt het belangrijkste: klantopvolging. Wil je weten hoe ik klantopvolging automatiseer en wat er allemaal mogelijk is? Lees dan zeker de klantcase ‘Klantopvolging – Support van Sofie’.
Zelf ook zin om je klant onboarding te automatiseren?
Klaar om ook jouw onboarding te stroomlijnen en te automatiseren? Bekijk gerust hoe je met me kan samenwerken of plan een kennismaking met mij in. Ik help je graag om het startproces voor jouw klanten vlekkeloos en efficiënt te laten verlopen!
