Automatisatie project op maat
Maak jouw systemen efficiënt –
Zonder zorgen over de technische kant!
Wil je je bedrijfsprocessen automatiseren, je systemen uitbreiden of iets nieuws opzetten? Ik help je bij elke stap zodat je geen tijd verliest aan technische uitdagingen, maar je je kunt concentreren op wat écht belangrijk is: je klanten en groei.
Tijdens een project zorgen we voor
Geen technische stress meer
Bespaar tijd en energie met de juiste technische oplossingen die precies werken zoals jij het wilt.
Schaalbare systemen
Zorg ervoor dat je systemen meegroeiend zijn met je bedrijf, zonder je zorgen te maken over complexiteit of overbodige tools.
Efficiëntie in processen
Automatiseer tijdrovende taken zoals inschrijvingen, facturatie en klantcommunicatie zodat jij je kunt richten op de kern van je bedrijf.
Wat houdt je tegen om verder te groeien?
Je hebt systemen opgezet, maar je loopt vast. De tijd en expertise ontbreken om alles optimaal te maken en je ziet anderen verder groeien. Jij wilt dat ook – maar je hebt geen tijd om alles zelf uit te zoeken.
- 9Technische uitdagingen
- PDe podcastintegratie werkt niet zoals het zou moeten, je nieuwsbrief loopt vast, en je website heeft geen samenhang. Je hebt geen geduld meer voor technische problemen die je tijd kosten.
- 9Tijdverlies
- PJe besteedt uren aan het handmatig beheren van inschrijvingen en facturen, terwijl je die tijd liever besteedt aan de dingen die er écht toe doen.
- 9Inconsistente klantbeleving
- PJe klanten krijgen geen gepersonaliseerde ervaring doordat je systemen niet optimaal werken en je website niet alles biedt wat je zou willen.
Wat kan ik voor jou doen?
Ik help je bij het automatiseren en verbinden van je systemen zodat je processen efficiënter verlopen en jij je kunt focussen op groei. We richten ons op:
Systeem strategie
Van losse tools naar één geheel
Een helder plan zorgt ervoor dat systemen samenwerken en bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Dit omvat de juiste tools kiezen, systemen stroomlijnen en een strategie op maat.
Proces automatisatie
Meer tijd, minder fouten
Repetitieve taken worden overgenomen door geautomatiseerde workflows. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en optimaliseert processen zoals klantbeheer, marketing of facturatie.
Technische opzet
Naadloze integraties
Van betaalsystemen tot e-mailmarketing en CRM-koppelingen: een stevige technische basis zorgt voor gebruiksvriendelijke en efficiënte systemen, klaar om direct te gebruiken.
Transformeer frustratie in efficiëntie met technische ondersteuning.
Zo gaan we te werk
Van analyse tot uitvoering, alles geregeld.
Ik help je niet alleen met het opzetten van nieuwe systemen, maar zorg ook dat je bestaande systemen perfect werken. Dit is wat je kunt verwachten:
Fase 1
Analyse
In deze fase kijken we naar je huidige situatie en bepalen we de nodige werken.
- Duidelijke scope
- We bepalen samen wat er precies aangepakt moet worden, zodat we vanaf het begin gericht kunnen werken.
- Technische haalbaarheid
- Ik beoordeel of jouw ideeën technisch haalbaar zijn binnen je huidige systemen en infrastructuur.
- Plan van aanpak
- Je krijgt een helder plan met de stappen die nodig zijn om jouw doelen te bereiken inclusief offerte.
Fase 2
Implementatie
We implementeren de juiste oplossingen, met jouw input tijdens feedbackrondes.
- Opzet en implementatie
- We zorgen ervoor dat alles correct wordt opgezet en getest, zodat je systemen vanaf dag één efficiënt draaien.
- Ondersteuning bij lancering
- Ik ben er om te zorgen dat alles soepel verloopt wanneer je systeem live gaat, met volledige ondersteuning.
- Uitleg en training
- Ik geef je duidelijke uitleg, zodat je zelf verder kunt met het beheren en optimaliseren van je systemen.
Fase 3
Opvolging
Nazorg en optimalisatie, zodat je systemen altijd optimaal werken.
- Onderhoud
- Zorg ervoor dat je systemen up-to-date blijven en probleemloos blijven functioneren.
- Vragen en ondersteuning
- Je kunt altijd bij me terecht voor vragen of extra ondersteuning.
- Vaste technische partner
- Met mij als jouw vaste technische partner ben je verzekerd van betrouwbare hulp voor de lange termijn.
Ben je klaar om je systemen te verbeteren en tijd te besparen? Plan je kennismakingsgesprek en zet de eerste stap.
Resultaten
Van uitdaging naar oplossing, met meetbare impact.
Webinar – Van één keer
per kwartaal naar anytime
Voor onze samenwerking was het organiseren van een webinar veel werk.
Nu hoeft ze alleen nog een webinar in te plannen, en alle e-mails voor en na het event worden automatisch gepersonaliseerd voor elke klant.
Freebie – Van wild idee
naar schaalbaar aanbod
Oorspronkelijk moest ze elke maand handmatig bijhouden wie ze moest mailen.
Nu verstuurt ze simpelweg het formulier, en het systeem zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment wordt geïnformeerd.
Quiz – Omdat je niet
iedereen in 24h kan helpen
De klant was volledig volgeboekt en kon geen extra klanten helpen.
Met de quiz kan ze haar klanten nu gepersonaliseerd advies geven over hun haartype, zelfs wanneer haar agenda vol is.
Bekijk hoe we deze resultaten hebben behaald voor andere klanten en hoe ik jou kan helpen om dezelfde voordelen te realiseren.
Wil je dit ook?
Betrouwbare systemen
Systemen die altijd werken, zodat jij je kunt focussen op groei.
Oplossingen op maat
Op maat gemaakte oplossingen die aansluiten bij jouw unieke behoeften.
Efficiëntere werking
Automatisering die tijd bespaart en processen vereenvoudigt.
Expertise die je vooruit helpt
Met 3 jaar ervaring als tech VA en een passie voor technologie, ben ik de juiste partner om je systemen te verbeteren. Ik ben gespecialiseerd in automatiseringen, logica en koppelingen, en weet precies welke stappen nodig zijn om goede resultaten te behalen. Soms voeg ik extra stappen toe die niet altijd meteen leuk lijken, maar wel een meerwaarde bieden voor de toekomst. Ik leer elke dag bij en streef er altijd naar om het beste van mijn kunnen te leveren.
Transparantie en zekerheid
Er zijn geen verrassingen – je hebt altijd zicht op de kosten en de volgende stappen. Dankzij de gefaseerde aanpak kun je bij elke stap beslissen of je verder wilt gaan. Geen verrassingen, wel duidelijke keuzes en altijd een helder overzicht van wat er volgt.
Aanbod
De investering in jouw bedrijf en toekomst.
Met mijn hulp krijg je systemen die efficiënt werken, tijd besparen en meegroeien met je bedrijf.
1. Analyse
Na een kennismakingsgesprek ga je akkoord om een analyse uit te voeren.
- Online zoomcall om je wensen te bespreken
- Ik doe verder onderzoek naar mogelijkheden en haalbaarheid.
- Online zoomcall om gedtailleerd project overzicht met bijhorende offerte te besprken
Aan de start van de analyse wordt 100% van de vaste analyse prijs gefactureerd.
2. Uitvoering
Bij goedkeuring van de offerte wordt het project na wederzijds overleg ingepland.
- Kick-off call
- Eerste opzet
- Feedback meeting
- Finaliseren & testen
- Opvolging bij ingebruikname
- Uitleg en training
- Project afronding
Aan de start van de werken wordt een voorschot van 50% gefactureerd, de rest van de projectinvestering volgt bij oplevering van de werken.
3. Opvolging
Na het afronden van het project kan je zelf verder aan de slag met je automatisatie.
Heb je toch liever nog verdere ondersteuning, zijn er volgende mogelijkheden waaruit je kan kiezen en mixen:
- Onderhoud - Abonnement
- Vragen en ondersteuning - In regie op basis van beschikbaarheid
- Vaste technische partner - Abonnement
Ben je klaar om je systemen te verbeteren en tijd te besparen? Plan je kennismakingsgesprek en zet de eerste stap.
Lieve woorden
Sofie is niet alleen mijn klankbord als het over het automatiseren van mijn bedrijf gaat, ze doet ook voorstellen en vooral ze doet daarna al het nodige. Superblij met mijn beslissing om haar in te schakelen in mijn bedrijf.
 |
Tinne Vanhove Oktine |
Ik schakelde Sofie in omdat ik een gratis download aan het opzetten was & vastliep op de technische kant. Op enkele uren tijd heeft zij gefixt waar ik al dagen mee aan het sukkelen was 😀
Intussen is ze mijn go-to persoon bij alles wat te maken heeft met online tools & software in mijn bedrijf.
Sofie is heel bereikbaar, multi-inzetbaar én legt de dingen helder uit, zodat ik zelf ook blijf bijleren. Ze is goud waard, ik kan haar alleen maar aanraden!
 |
Chloé Wolfs StudioTXT |
Ik vond het een hele stap om als solopreneur hulp te vragen, maar toen ik het eindelijk deed bij Sofie had ik spijt dat ik dit niet eerder deed.
Het feit dat er iemand meedenkt en meekijkt met die dingen, is zo’n geruststelling. Geen vraag is Sofie te veel, ik krijg altijd snel een antwoord en heb het gevoel that she has my back.
En da’s echt goud waard.
 |
Lies De Schampelaere fotofolies |
Meerwaarde Support van Sofie
Technische expertise
Met jarenlange ervaring bied ik de technische oplossingen die jouw bedrijf nodig heeft om efficiënt te groeien.
Schaalbare oplossingen
Ik zorg voor systemen die niet alleen nu werken, maar die meegroeiende met jouw bedrijf, zodat je toekomstbestendig bent.
Transparant proces
Je krijgt een helder overzicht van elke stap, met duidelijke verwachtingen en zonder verrassingen.
Bij welke tools kan ik je helpen?
Enkele voorbeelden
Website
WordPress met of zonder builders als Divi, Elementor, Kadence etc., Squarespace, Wix, ...
Betaalsysteem
WooCommerce, Plug&Pay,
PeggyPay, Surecart, Ecwid, ...
in combinatie met zowel Mollie als Stripe
E-mailmarketing
MailerLite, Kit, ActiveCampaign / Mailblue, Laposta, Flodesk, ...
Leeromgeving
The Huddle, Learndash, Thinkific, Teachable, ...
Facturatie
ZenFactuur, FactuurSturen, Billit, KMO facturatie ...
Online agenda
Calendly, Zeeg, Aquity, Amelia, ...
Fotografie
Pic-Time, Lightroom, Fotostudio, ...
Automatisering
Rechtstreekse connecties tussen tools, maar ook Zapier, Make, ...
Andere tools in jouw workflow
Denk aan webinars, online meetings, mailbox, hosting, timetracking, online formulieren, wachtwoordmanagers, ...
Nog een andere tool in gedachten?
Check of ik hem ken via mijn formulier ‘Sofie, ken jij deze tool?'
Waar ik zeker niet bij kan helpen is alles omtrent advertenties. Daarvoor kan je best een supportsessie IG/FB of supportsessie Google boeken bij Advertised.
Veelgestelde vragen
Wat is de tijdslijn voor de analyse en uitvoering?
De tijdslijn varieert afhankelijk van de complexiteit van je situatie, maar over het algemeen duurt de analysefase ongeveer 1 week. Tijdens deze fase bespreken we je huidige situatie, je wensen en doelen.
De uitvoeringsfase duurt meestal tussen de 3 tot 6 weken, afhankelijk van de scope van het project. Dit wordt goed besproken tijdens de kick-off meeting. Ik zorg ervoor dat je altijd op de hoogte blijft van de voortgang en we kunnen het proces waar nodig aanpassen.
Wat gebeurt er als er technische problemen optreden na de uitvoering?
Na de uitvoering is er de mogelijkheid om door te gaan met ondersteuning via mijn vervolgaanbod. Als je kiest voor dit aanbod, ben ik beschikbaar om ervoor te zorgen dat alles soepel blijft werken. Mocht er dan een probleem optreden, kun je altijd contact met me opnemen voor hulp.
Ik bied ondersteuning op maat via een vast maandbedrag of afspraken per uur, afhankelijk van wat je nodig hebt. Zo ben je verzekerd van langdurige support, mocht er iets niet helemaal volgens plan gaan.
Hoeveel input moet ik geven voor de analyse en uitvoering?
Voor de analysefase is jouw input essentieel. We bespreken je huidige situatie, de tools die je gebruikt en de doelen die je wilt bereiken. Je hoeft geen technische kennis te hebben; ik help je om je behoeften helder te krijgen.
Voor de uitvoering is jouw input minimaal. Tussentijds plannen we feedbackrondes en stel ik je af en toe nog een vraag. Ik zorg ervoor dat het proces voor jou zo eenvoudig mogelijk blijft.
Welke tools of software gebruik je voor automatiseringen?
Uiteraard heb ik zo mijn eigen favorieten. Ik ben ook maar een mens. 😉
Maar ik geloof vooral dat jouw bedrijf specifieke behoeften heeft en dat je werkt met de tools die daar het beste bij passen. Ik ga je niet pushen om persé voor tool A of B te kiezen, maar ik pas me aan aan wat voor jou het beste werkt. Ik ken niet elke tool op de markt, maar ik weet precies wat ik zoek en begrijp de onderliggende logica. Daardoor vind ik snel mijn weg in jouw tool en zorg ik ervoor dat alles optimaal werkt binnen jouw systemen.
Ben je nog niet zeker van je keuze? Geen probleem, dan denk ik graag met je mee.
Wil je weten of ik jouw specifieke tool ken? Check het via mijn formulier ‘Sofie, ken jij deze tool?‘.
Hey, ik ben Sofie
Slimme processen en efficiënte verbindingen bouwen is mijn passie.
Van K’NEX en Lego Technics als kind tot het optimaliseren van processen tijdens mijn ingenieursstudie – bouwen en verbeteren is altijd mijn ding geweest. Vandaag combineer ik die passies om ondernemers zoals jij te helpen meer impact te maken met minder moeite.
Ik denk met je mee over slimme workflows, implementeer de juiste tools en zorg ervoor dat alles vlekkeloos werkt. Computers zijn er niet om frustraties te veroorzaken, maar om je systemen te ondersteunen en je waardevolle tijd te besparen.
Laten we samen de volgende stap zetten.
Plan een gratis kennismaking en ontdek hoe ik je kan helpen met het automatiseren en verbeteren van je processen!