Automatisaties kunnen een meerwaarde zijn om geen of minder tijd te verliezen aan handmatige taken. Als automatisatiespecialist vind ik het belangrijk om zelf het goede voorbeeld te geven. Dit keer was ik dan ook weer mijn eigen klant. Na het automatiseren van mijn klant-onboarding, was het tijd om ook de klantopvolging onder handen te nemen – een proces waar ik wekelijks flink wat tijd kon besparen.
Elke week was ik uren kwijt aan het handmatig kopiëren van gepresteerde uren van mijn timetracker naar de klantdashboards. Daarna moest ik nakijken of de uren bijna op waren en, indien nodig, een herinnering sturen (die ik telkens opnieuw schreef). Met een slimme automatisatie kon ik dit veel effectiever aanpakken, en ik besloot meteen ook de offboarding te optimaliseren.
- Tools: Toggl Track, Make, Notion, MailerLite, Hubspot
- Soort aanbod: Stripuurkaarten
- Van idee tot online: 3 maanden
- Link: Werkuurpaketten
Over het klantopvolgingsproject
Het doel van dit project was om tijdrovende, repetitieve stappen om te zetten naar een geautomatiseerd proces. Hier zaten wel enkele belangrijke voorwaarden aan vast:
- Uren moesten automatisch in Notion terechtkomen, direct gekoppeld aan de juiste projecten die per verkoop aangemaakt worden.
- Klanten moesten automatisch een mail ontvangen wanneer hun uren (bijna) op waren, tenzij er al een nieuwe urenkaart was gekocht.
- Een herinneringsmail moest automatisch getriggerd worden voor bijna-vervallen urenkaarten, zodat klanten konden aangeven wat er met eventuele resterende uren moest gebeuren.
- Klanten zonder nieuwe urenkaart moesten enkele herinneringen ontvangen dat de samenwerking zou worden afgerond zonder nieuwe aankoop. Wanneer ze aangaven te willen stoppen, moesten ze een offboarding-mail ontvangen zodra hun kaart op of vervallen was. Ik zou dan een melding krijgen om de archivering handmatig af te ronden.
De focus lag op flexibiliteit, omdat klanten zich in verschillende situaties kunnen bevinden:
- Enerzijds hebben urenkaarten verschillende statussen:
- Uren bijna op
- Uren volledig op
- Uren bijna vervallen
- Uren vervallen
- Dit kan gecombineerd worden met elke vervolgstatus:
- Nog geen beslissing over verdere samenwerking
- Al een nieuwe kaart gekocht
- Aangegeven dat ze niet verlengen
Ondanks de automatisatie wilde ik ervoor zorgen dat de ervaring voor klanten prettig en persoonlijk blijft. Dus alle mogelijke combinaties vereisten twaalf scenario’s met specifieke meldingen.
“Automatiseren gaat niet alleen over tijd besparen, maar vooral over het soepel en zorgeloos laten verlopen van elk proces – zowel voor jezelf als voor de klant.”
Over de automatisatie
Mijn weekly review Notion dashboard is de kern van deze automatisatie. Hier doorloop ik wekelijks alle benodigde stappen, maar dankzij een aantal workflows gaat dit nu een stuk sneller:
- Uren naar Notion
Met een handmatige trigger zet ik mijn uren over naar een centrale Notion-database, waar ze direct aan de juiste urenkaart zijn gekoppeld. Dit maakt het eenvoudig om via mijn weekly review dashboard de uren naar de klantdashboards te kopiëren, zodat ik altijd overzicht heb. - Info naar MailerLite
Zodra de uren in Notion staan, start ik een workflow die de benodigde gegevens naar MailerLite stuurt. Zo krijgen klanten een automatische, vriendelijke reminder per mail als hun uren bijna op zijn, met de optie om een nieuwe kaart te kopen of de samenwerking te beëindigen. De communicatie blijft helder en afgestemd op hun status.
Welke impact heeft het project
Deze automatisaties besparen me nu ongeveer 1 à 2 uur per week. Dit geeft me niet alleen meer tijd, maar heeft ook de kwaliteit van mijn klantcommunicatie verbeterd. Klanten ontvangen automatisch goed geformuleerde meldingen wanneer hun urenkaart bijna op is of verlenging nodig heeft. Dit vermindert de handmatige controle en zorgt voor een betrouwbare, tijdige opvolging.
“De juiste automatisatie geeft me niet alleen tijd terug, maar ook rust: alles gebeurt zoals het moet, zonder dat ik er nog aan hoef te denken.”
Meer van deze klant
Het automatiseren van mijn klantopvolging was een volgende grote stap, maar er zullen nog veel optimalisaties volgen. Door telkens te evalueren wat werkt en waar nog meer efficiëntie mogelijk is, hoop ik steeds minder tijd kwijt te zijn aan administratie. Automatiseren gaat immers over het creëren van een werkproces dat jou ondersteunt, zodat je je kan focussen op wat je écht zelf moet of wil doen – zowel voor jezelf als voor je klanten.
Zelf ook zin om je klantopvolging te automatiseren?
Klaar om ook jouw klantopvolging efficiënter en zorgelozer te maken? Bekijk gerust hoe je met me kan samenwerken of plan een kennismaking met mij in. Samen zorgen we ervoor dat jouw klanten steeds de juiste opvolging ontvangen – zonder dat jij er handmatig aan hoeft te denken!
