Rating Reminders – In the air

Anneleen is vlieginstructeur en coach bij in the air. Zo ondersteunt ze piloten bij het constant bijscholen en up-to-date houden van hun vliegkennis.

Licenties vervallen om de zoveel tijd en ze hebben allemaal hun eigen noodzaak om te mogen vernieuwen. Ze wilde andere piloten helpen met hen op tijd te herinneren aan die vervaldata en hen ineens ook de nodige stappen meegeven.

Over het Rating Reminders project

Anneleen liet tijdens een statuscall terloops vallen dat ze een Google-formulier ging maken. Daarmee wilde ze de vervaldata van piloten hun licenties opvragen zodat ze hen kon informeren wanneer die vervallen. Hoe ze dat verder ging aanpakken, dat wist ze nog niet.

Gelukkig kwam dit ter sprake tijdens ons gesprek. Daardoor kon ik haar laten weten dat we dat met haar huidige e-mailmarketing systeem automatisch konden laten doen.
Dat dit mogelijk was, daar had ze geen idee van.

Over de automatisatie

Iedereen (Ja, ook jij) kan op Anneleen haar website de vervaldata van acht verschillende soorten ratings ingeven.
Afhankelijk van welke rating het is, zal de automatisatie drie maanden tot 45 dagen voor de vervaldatum een mailtje sturen. Daarin wordt de persoon in kwestie herinnerd aan diens vervaldatum, maar krijgt die ook de stappen die ondernomen moet worden om de licentie te vernieuwen.

Daarna krijgt de persoon zowel nog een tussentijdse herinnering, als een herinnering op de vervaldag. Die worden enkel verstuurd wanneer de vervaldatum nog niet is aangepast in het systeem.

Enige zorg van Anneleen

Anneleen had enkele verantwoordelijkheden vooraleer het idee online kon komen:

• Zo moest ze me eerst en vooral goed uitleggen hoe ze het zelf juist zag dat het werkte.
• Daarnaast leverde ze ook de inhoud en de tijdstippen van de e-mails aan en ook de inhoud van de webpagina. Met die info ging ik aan de slag om alles volledig op te zetten.

Na oplevering is haar enige werk nog de aanpassing van de mailtjes wanneer de regelgeving rond de hernieuwing verandert.

Welke impact heeft het project

Zonder de huidige opzet had ze nu maandelijks een herinnering staan in haar agenda om nog meer manueel werk te doen. Daardoor had het aanbod nu waarschijnlijk al niet meer bestaan.

Dankzij de automatisatie kan ze nu iets aanbieden waarvan ze weet dat het een meerwaarde is voor haar (potentiële) klanten. En dankzij het systeem heeft ze geen schrik meer om de groep te laten groeien. Haar enige werk is nu nog optimaliseren en de mailtjes up-to-date houden.

“Jij maakt niet wat ik vraag,
jij maakt wat ik nodig heb.”

Anneleen Smits

Meer van deze klant

Sinds 2022 ben ik de vaste technische partner van Anneleen. Zij vertelt me haar plannen en ik zorg dat alles op de afgesproken tijd klaar staat.

Ze lanceerde een online traject, verschillende losstaande cursussen en masterclasses en heeft sinds dit jaar ook een simulator waarvoor de agenda volledig online loopt.
Piloten kunnen ook een simulator membership afsluiten zodat ze zo vaak kunnen komen trainen als ze willen. Daarvoor is er ook een online leeromgeving en gebeuren de aan- en afmeldingen zo goed als volledig automatisch, inclusief het toekennen van unieke toegangscodes.