De ministerraad van België wil graag de hoeveelheid fraude verminderen maar ook de hoeveelheid administratie proberen te reduceren. Daarom hebben ze eind september 2023 beslist om e-facturatie tussen ondernemingen vanaf 2026 te verplichten. En dit is ruim voor de Europese deadline van 2028.
Denk je nu dat je al voldoet aan de nieuwe regels omdat je facturen op computer maakt met Canva, Excel of zelfs PDF? Dan moet ik je teleurstellen, want de verplichting is dat je in een XML-formaat via Peppol moet factureren. Maar wat betekend dat nu juist?
Verplichte e-facturatie in het kort
Peppol is een gestandaardiseerd beveiligd netwerk waarmee naast facturen ook orders, bestelbonnen, ontvangstbevestigingen enz. in een specifiek bestandsformaat (namelijk XML) verzonden worden. En dat naar alle ondernemingen in Europa, maar ook daarbuiten.
Waarom een nieuw netwerk?
Dat gestandaardiseerd netwerk kan je vergelijken met alle andere communicatiekanalen.
Er is een telefoonnetwerk. Daarvoor moet jij bij een telefoonprovider eerst een telefoonnummer aanvragen en vanaf dan kan je ook bellen naar een ander telefoonnummer. Maar er is ook een mailnetwerk, je moet daarvoor bij een mailprovider een e-mailadres en een mailbox aanmaken en vanaf dan kan je naar anderen mailen.
Maar telefoneren naar een mailbox, dat gaat niet.
Peppol is zo’n nieuw communicatienetwerk specifiek voor documenten tussen bedrijven.
Je moet je ervoor registreren, dat kan via een facturatietool zoals Billit, Factuursturen, ZenFactuur, KMO facturatie en vele anderen. Die registratie maakt dat het veiliger is dan via e-mail documenten te versturen.
Vanaf het moment dat je een Peppol-account via een bepaalde tool hebt, zal die tool je facturen via dat netwerk versturen naar de andere partijen die ook al geregistreerd zijn op Peppol.
Waarom een ander bestandsformaat?
Momenteel worden facturen vaak in PDF formaat verzonden, en dat is voor mensen perfect leesbaar, maar voor computers niet. Dat maakt dat automatische verwerking door die computers moeilijker is.
Daarom worden via het nieuwe netwerk de facturen in een XML formaat verzonden. Met dat nieuwe bestandsformaat zal de computer de factuur wel perfect kunnen lezen, maar wij als mensen iets minder. Daarom zal de facturatietool waarmee je je op Peppol registreert, meestal ook wel een tool hebben om de factuur er weer visueel mooi uit te laten zien.
Je kan het ook vergelijken met een website. Daarbij maak je zelf een visuele inhoud die mensen perfect kunnen lezen. Maar als je ook graag hebt dat je in Google verschijnt, zal je ervoor moeten zorgen dat de computer je website ook kan lezen. Dat doe je door middel van metadata mee te geven (vaak via SEO-tools). Maar ook door je pagina een juiste structuur te geven met titeltags zoals H1, H2, H3, …
Handig om te weten
Eén registratiepunt
Verder kan je per bedrijf, maar via één tool je Peppol activeren. Dat wil zeggen dat je één tool kiest waarmee je al je facturen ontvangt. Als je dus de Peppol facturen in een andere tool wil ontvangen dan waar je ze nu al in ontvangt, zal ik je eerst bij de eerste tool je registratie van Peppol moeten afsluiten vooraleer je je opnieuw kan registreren voor Peppol bij de nieuwe tool.
Facturen versturen via het Peppol netwerk kan gelukkig wel via verschillende tools. Dus automatisch factureren via Plug&Pay (als ze het op tijd implementeren) als manueel factureren via Factuursturen kan nog steeds.
Verhoogde kostenaftrek
Zoals je leest zal het aanpassen aan deze nieuwe regels wel wat geld kosten voor bedrijven. Als tegemoetkoming heeft de Belgische overheid 4 februari 2024 beslist om kosten voor een e-facturatieprogramma of advies in e-facturatie 120% aftrekbaar te maken van 2024 tot en met 2027. En dat voor alle éénmanszaken en KMO’s.
Wat deze fiscale maatregel voor jou betekent, kan je best eens navragen aan je boekhouder.
Om af te sluiten
Momenteel is e-facturatie alleen nog maar verplicht voor facturen naar de Belgische overheid. Maar vanaf 1 januari 2026 zal elke factuur tussen bedrijven via het nieuwe Peppol netwerk verzonden moeten worden. Dus neem deze ruime voorbereidingstijd goed ter harte om zodat je de overschakeling rustig kan voorbereiden.
Bekijk je graag samen met mij wat dit voor jouw bedrijf betekent? Daar kijk ik graag samen met jij naar tijdens een IT-Helpdesk sessie.